Sådan bør man håndtere intern whistleblowing

Selvom mange whistleblowerordninger opfordrer medarbejdere til at indberette hændelser, er mange organisationer i virkeligheden temmeligt uforberedte på at reagere hensigtsmæssigt, når de modtager en indberetning fra en whistleblower.

Den manglende forberedelse er som regel udtryk for en kritisk mangel på forståelse for whistleblowerens bekymringer samt manglende uddannelse af ansvarlige i whistleblowerenheder i, hvordan de skal tale med whistleblowers.

Derfor er en velfungerende whistleblowerordning vigtig

En mangelfuld whistleblowerordning kan resultere i, at whistleblowers helt afholder sig fra at diskutere og give udtryk for sine bekymringer med whistleblowerenheden. Særligt hvis de oplever at blive mødt af usympatiske eller dømmende compliance- eller HR-medarbejdere, som laver undskyldninger for organisationens handlinger og fremgangsmåder. Det kan betyde, at man som organisation går glip af muligheden for at identificere og stoppe alvorlige overtrædelser og kritiske forhold, og i yderste konsekvens risikerer man, at whistlebloweren tager andre skridt udenfor organisationen.

Flere undersøgelser peger på, at medarbejdere i stigende grad oplever repressalier i kølvandet på at have indberettet kritiske forhold og andre hændelser. Dette vidner om, at mange organisationer ikke drager fordel af de oplysninger, som whistleblowers kan give dem om potentielle forseelser af forskellig slags.

Når organisationer forpligter sig til en effektiv whistleblowerordning, er det selvfølgelig en god idé at træne håndteringen af interne whistleblowers. På den måde er man nemlig hele tiden forberedt på håndteringen af potentielle indberetninger. Som organisation kan man fx vedtage nogle retningslinjer for best practice og sørge for at træne whistleblower-ansvarlige, som kan være compliance-, HR- eller juridiske medarbejdere, i dem. I det følgende går vi i dybden med, hvad sådanne retningslinjer kan være, og hvad de kan indebære.

Undgå misforståelser om interne whistleblowers

Det er vigtigt, der ikke hersker nogle misforståelser i whistleblowerenheder om whistleblowerens rolle eller motiver bag en indberetning. Det kan nemlig resultere i, at whistleblowers afholder sig fra at indberette klager og bekymringer, og måske i stedet vælger at lave en ekstern indberetning, hvilket kan have ødelæggende konsekvenser for organisationen. Af samme grund er det ekstremt vigtigt at undgå misforståelser om whistleblowing i selve whistleblowerenheden.

En udbredt misforståelse i whistleblowerenheder omhandler som nævnt whistleblowerens rolle i organisationen. Der kan eksempelvis herske opfattelser om, at whistleblowers er højtstående medarbejdere i en organisation, som besidder detaljeret dokumentation for sine bekymringer, når de indberetter viden om kritiske forhold. Men som med så meget andet, kan alle og enhver være whistleblower - og de kan komme indefra såvel som udefra organisationen. Det kan eksempelvis være nuværende og tidligere medarbejdere, kunder, konsulenter, revisorer eller endda konkurrenter. Der er altså ikke rigtigt grænser for, hvem der kan være whistleblower. Derfor er det også vigtigt, at medarbejderne i whistleblowerenheder er tilstrækkeligt uddannet i, hvem whistleblowere potentielt kan være for at kunne håndtere indberetninger af viden og bekymringer korrekt - uanset hvilken rolle, whistlebloweren har i forhold til organisationen.

Som nævnt er det også en misforståelse, at en troværdig whistleblower argumenterer for sagen med beviser og dokumentation. Men ofte vil det være sådan, at whistleblowers hverken har tiden eller kapaciteten til at kunne inssamle denne dokumentation. Derfor skal ansvarlige i whistleblowerenheder uddannes i ikke at miskreditere potentielle whistleblowers på baggrund af manglende dokumentation. Selv en ufuldstændig indberetning kan nemlig være en vigtig brik i indledningen af en undersøgelse. Med andre ord skal alle ansvarlige i whistleblowerenheder være i stand til at lytte til enhver whistleblowers bekymringer og viden uden fordømmelse.

Den sidste misforståelse, som er meget udbredt indenfor whistleblowing, vedrører whistleblowerens motiv, særligt hvis der såes tvivl om, hvorvidt whistlebloweren giver udtryk for bekymring på baggrund af personlige klagepunkter eller en eventuel udsigt til personlig vinding. I langt de fleste tilfælde vil whistlebloweren nemlig være motiveret af at rette op på en uretfærdighed, som kan omhandle alt fra fakturering til sikkerhedsmæssige faktorer. Alle indberetninger skal behandles alvorligt, fordi alle og enhver, uanfægtet hvad motivet måtte være, potentielt kan være i besiddelse af vigtig og kritisk viden. Det er vigtigt, at whistleblowerenheder ikke sætter spørgsmålstegn ved whistleblowerens motiv, fordi det kan modarbejde målet, som er, at indsamle så meget kritisk information om sagen som muligt.

Forstå whistleblowerens perspektiv

Det kan være svært og udfordrende at indberette viden om kritiske forhold, og nogle whistleblowers risikerer at blive mødt af repressalier på arbejdspladsen som konsekvens heraf. Det kan ske på trods af gældende politikker, som har til formål at beskytte whistleblowers mod netop dette. Når en whistleblower bliver mødt af repressalier, går det ikke kun udover vedkommende selv, men det sender også et signal og bidrager til en kultur på arbejdspladsen, hvor medarbejdere risikerer repressalier, og de derfor måske vælger at holde viden om kritiske forhold for dem selv for fremtiden.

Der skal derfor indføres klare retningslinjer, som forbyder repressalier. Medarbejdere i whisleblowerordninger skal desuden uddannes i at reagere hensigtsmæssigt, når whistleblowers udtrykker bekymring om repressalier, da det er en reel bekymring. For at få detaljerne frem i lyset, er det derfor vigtigt at kunne forstå bekymringen fra whistleblowerens perspektiv.

Hensigtsmæssig kommunikation

Ansvarlige medarbejdere i whistleblowerenheder skal trænes i at kommunikere med whistleblowers på en hensigtsmæssig måde, som tilskynder, at whistlebloweren vil dele så mange detaljer, som vedkommende kan. Det skal særligt ses i lyset af, at mange whistleblowers føler sig ubekvemme i situationer, hvor de skal dele deres viden om kritiske forhold.

Det handler derfor om at kommunikere på en måde, som gør en ofte ubehagelig situation mere behagelig og tryg, så whistlebloweren føler sig tryg til at dele kritisk viden.

Her er det fx vigtigt at huske følgende aspekter:

• Tag indberetningen alvorligt: I forlængelse af ovennævnte punkter er det vigtigt altid at tage enhver indberetning alvorligt. Det er det bedste udgangspunkt, når man møder den potentielle whistleblower med åbenhed og alvor, fordi alle potentielt kan være en whistleblower og rejse kritik af interne forhold.
• Tal whistleblowerens sprog: Selvom det ikke er muligt i alle tilfælde, er det en god idé, at være på bølgelængde med whistlebloweren mht. til indholdet af klagen. Det kan nemlig sommetider omhandle fagspecifikke forhold, hvor det kan være vigtigt for forståelsen og behandlingen af indberetningen, at man taler det samme sprog, dvs. at den ansvarlige i whistleblowerenheden har erfaring med og viden om emnet, som indberetningen drejer sig om.
• Lav aldrig undskyldninger for organisationen: Formålet med en whistleblowerordning er netop, at tilegne sig så meget viden som muligt om kritiske forhold i organisationen på en tryg måde uden fordømmelse. Det kan have utroligt negative konsekvenser, hvis man som compliance-ansvarlig ikke lytter til whistleblowerens bekymringer eller forsøger at nedtone dem. Det kræver nemlig som regel meget mod, at stå frem med viden om kritiske interne forhold.
• Vær tålmodig og skynd ikke på whistlebloweren: Det er vigtigt at have forståelse for, hvor stort et pres, whistleblowing kan være. Derfor er det vigtigt at huske, at det kan tage tid at etablere en fortrolig og tryg relation med en compliance-ansvarlig, hvor man som whistleblower også har tiltro til, at ens bekymring bliver taget alvorligt. Derfor vil det i mange tilfælde (som ikke omhandler særligt kritiske hastesager) være en fornuftig tilgang at være tålmodig og eventuelt diskutere whistleblowerens bekymringer løbende.
• Udvis sympati og følsomhed: Det er selvfølgelig også vigtigt at udvise generel følsomhed overfor whistlebloweren. Det indebærer, at man etablerer en tillidsfuld relation ved eksempelvis at være i stand til at svare på vedkommendes spørgsmål.
• Udtryk anerkendelse og værdsættelse: Det er vigtigt at udtrykke anerkendelse og respekt overfor whistlebloweren og dennes mod til at stå frem med sine bekymringer. Dette kan nemlig også bidrage til at etablere tillid og tryghed. Det sender også et signal om, at organisationen faktisk værdsætter indberetninger om kritiske forhold.

Undgå at afskrække indberetning

Ligesom kommunikation kan tilskynde indberetning som beskrevet ovenfor, kan netop kommunikationen også afskrække indberetning af viden om hændelser og kritiske forhold. Det er vigtigt at undgå følgende faldgruber:

• At presse whistlebloweren til at underbygge deres bekymringer med beviser.
• At presse whistlebloweren til at stå frem med sin identitet for kollegaer eller ledelse.
• At signalere, at whistleblowerens bekymring kan være skadelig for organisationen eller whistlebloweren selv.
• At signalere skepsis eller mistro overfor whistlebloweren og dennes motiver.

Afsluttende tanker og opsamling

En velfungerende intern whistleblowerordning kan give værdifuld indsigt i hidtil ukendte problemer og kritiske forhold i en organisation. Derfor kan en whistleblowerordning bidrage til, at man proaktivt kan adressere problemer og dermed undgå eksterne undersøgelser. For at have en velfungerende intern whistleblowerordning er det afgørende at whistleblowerenheden består af medarbejdere, som er tilstrækkeligt uddannet til at varetage opgaven. På den måde kan organisationen nemlig være bedst muligt forberedt på whistleblowing.

For at opsummere er følgende pointer vigtige at huske, hvis man ønsker en velfungerende whistleblowerordning:

• Misforståelser om whistleblowerens rolle og motiver kan lede til ufuldstændige indberetninger, der i sidste ende kan føre til eksterne undersøgelser. Derfor skal man møde whistlebloweren med åbenhed og uden fordømmelse.
• Whistleblowerenheder skal tilskynde potentielle whistleblowers til at indberette viden om kritiske forhold ved at være i stand til at sætte sig i vedkommende sted.
• Stærke kommunikative kompetencer i dialogen med interne whistleblowere er alfa omega for en velfungerende whistleblowerordning.
• Whistleblowerenheder skal undgå at afskrække indberetning ved fx at presse, dømme eller stille spørgsmålstegn ved whistlebloweren og dennes motiver.