Whistleblower-løsninger der passer dig

Whistleblower-ordningen er ved at blive veletableret i mange virksomheder - som den også burde. Men hvad er den bedste måde for medarbejderne at anmelde og rapportere en hændelse? Her ser vi på de forskellige muligheder og løsninger, der skal gøre det så nemt som muligt for virksomheden, såvel som medarbejderne.

Forskellige former for whistleblower-løsninger

En whistleblower-ordning kan hjælpe en virksomhed på mange punkter: Det gør arbejdspladsen til et åbent og ærligt sted, der bliver skabt en lighed mellem stillinger, og generelt kommer der en mere positiv stemning på arbejdspladsen.

Med en whistleblower-ordning, kommer der også whistleblower-løsninger. En whistleblower-løsning skal gøre det nemt og anonymt at rapportere mislighed på arbejdspladsen. Ved den anonyme rapportering, er der forhåbentlig flere der vil stå frem og anmelde episoder.

Nedenfor kommer vi til at se på:

• Email-rapportering
• Digital rapportering
• Telefonisk rapportering
• Fysisk rapportering

Som vist, så findes der mange forskellige former for rapportering. Hver virksomhed og hver afdeling skal gøre op med sig selv, hvilken løsning, der passer bedst til den specifikke afdeling.

Email-rapportering: En dedikeret email

Mange vil typisk tænke på mail-rapportering, når det kommer til whistleblowing. Denne form for rapportering passer godt til mange virksomheder - store som små - men der er også nogle ting, man skal overveje ved mail-rapporteringen.

Det kræver en indledende forberedelse at have email-rapportering; man skal bl.a. sikre, at behandling og håndtering af persondata foregår på korrekt vis. Der er altid risici forbundet med behandling af persondata, specielt når det kommer til mailkorrespondancer.

Derudover er det svært at anmelde mislighed anonymt via mail. Som du ved, så står afsendernavnet på en mail når den bliver sendt. Man kan dog oprette en mailadresse, dedikeret til whistleblowing, men der går ikke længe før de sagkyndige kan finde ud af hvem, der står bag mailadressen.

Dette er nemlig det største problem ved whistleblowing over mail. Ifølge den nyeste whistleblower-direktiv i EU, skal anmelderen være sikret fuldkommen fortrolighed - der nytter det ikke noget med en halv-hemmelig mailadresse.

Til sidst skal man huske, at man skal have en bekræftelse på, at ens sag er blevet noteret - denne bekræftelse skal sendes inden for en uge. Dette betyder, at mailen skal være bemandet i helligdage og ferier, hvilket måske ikke er det mest attraktive for medarbejderne.

Digital rapportering

En af de mest normale måder, hvorpå virksomheder gør det muligt for deres medarbejdere at rapportere sager, er digital rapportering via f.eks. en platform. Det er nemt at implementere i eksisterende systemer, og man kan tilgå det når og hvor som helst.

Når man rapporterer, udfylder man en whistleblower-rapport, der skal indeholde relevante informationer ift. sagen man anmelder. Her har personen, der anmelder misligheden, mulighed for at udelade at skrive personoplysninger - eller identificerende oplysninger. Man kan altså whistleblowe helt anonymt.

Ved at bruge digitale systemer, såsom en hjemmeside eller implementeret programmer, kan man fortsætte kommunikationen mellem whistlebloweren og sagsbehandleren. Whistlebloweren kan forblive anonym ved den digitale rapportering. Derudover kan man modtage beskeder om nye meddelelser i systemet, eller hvis der er ændringer i sagen.

Telefonisk rapportering

Selvom vi er rykket over i en digital tidsalder, hvor alt foregår online, så er der stadig mange, der benytter sig af telefonisk rapportering. En af fordelene ved at have telefonisk rapportering er, at whistlebloweren kan anmelde en hændelse, hvor end de befinder sig.

En ulempe er dog at et telefonnummer ikke kan blive krypteret på samme måde som den digitale rapportering eller mail-rapporteringen. Noget andet ved telefonisk rapportering er selve rapporteringen af hændelsen, man har oplevet - ved at overbringe rapporten verbalt kan der gå informationer tabt for vedkommende, der modtager rapporten.

Dog er der mange virksomheder, der tilbyder telefonisk rapportering ved siden af en anden rapporteringsløsning. Dette kan både være for at imødekomme behov fra medarbejdere, men også for at gøre det mere fleksibelt - hvis nogle er mere komfortable ved at ringe og snakke med en sagsbehandler, så kan de gøre det, i stedet for at skulle beskrive hændelsen over tekst.

Fysisk rapportering

Der findes lidt forskellige former for fysisk rapportering:

En postkasse til rapportering

I tidernes morgen, da whistleblowing blev kendt, samt en mulighed for medarbejdere, var en nem løsning at have en fysisk brevkasse til anmeldelserne. Man kan bl.a. være anonym, ved ikke at skrive personoplysninger.

Dog kan man ikke sikre at der bliver reageret på sagen med det samme, da brevkassen ikke vil blive tjekket konstant. Yderligere, kan man ikke have en samtale mellem sig selv og sagsbehandleren. Hvis der er uddybende spørgsmål, kan de ikke blive stillet eller besvaret.

“Åben dør”-rapportering

Som navnet antyder, så er “åben dør”-rapportering en rapporteringsmetode hvor man fysisk træder ind i en leder eller HR's lokale for at whistleblowe. Dette er en verbal rapportering, så man sikrer at alle informationer og uklarheder bliver opklaret. Whistlebloweren får altså øjeblikkelig feedback på sagen, samt de ved, at sagen er modtaget og bliver behandlet.

Der er uundgåelige problemer ved “åben dør”-princippet. Nogle vil måske være begejstret for det, men der er ingen anonymitet, og man kan måske ikke få nogle opdateringer om sagens forløb. Derudover er informationerne ikke krypterede ved en samtale - og de bliver det måske ikke ved at sagsbehandleren noterer informationerne.

Dog skal man huske at, selvom der ikke er så meget fortrolighed over “åben dør”-princippet, så er det, efter lov, altid muligt at booke et fysisk møde med en leder eller tillidsrepræsentant. Måske skal man bare overveje de andre muligheder man har som whistleblower - og en af disse skal være implementeret på arbejdspladsen, udover den åbne dør.

Den gode løsning

Hver virksomhed ved bedst selv hvilken løsning der fungerer bedst. En god whistleblower-løsning vil give anmelderen mulighed for at være anonym, og de skal kunne få afklaring med sagen.

Et andet element der styrker whistleblowing er, hvis eksterne parter nemt og gnidningsfrit kan blive involveret i sagsbehandlingen, uden at påvirke sagens gang. Whistleblowing skal være noget alle tør gøre, da det er med til at gøre arbejdspladsen bedre, og tilliden mellem medarbejderne forøges når man ved, at alle kan stole på hinanden.