Rollen som databeskyttelsesrådgiver

Siden GDPR blev indført i 2018, har den fastsat en række retningslinjer og regler for, hvordan enhver organisation skal behandle og håndtere personlige og følsomme data. Det har nødsaget organisationer til at sætte sig ind i de 7 principper i GDPR og tilpasse sig disse principper.

GDPR kan være en kompleks sag at navigere rundt i, og da det er obligatorisk for enhver organisation i EU at følge disse regler, har mange organisationer besluttet at ansætte en databeskyttelsesrådgiver (jf. data protection officer eller DPO), så de sikrer, at de følger og overholder GDPR.

Hvad er en databeskyttelsesrådgiver?

En organisation kan med fordel ansætte en DPO, hvis den håndterer og behandler mange personlige data. En databeskyttelsesrådgiver er ansvarlig for at sikre, at virksomheden behandler data i overensstemmelse med GDPR.

Ifølge GDPR skal en organisation og dens medarbejdere håndtere persondata med omhu og følge de 7 principper. Det omfatter blandt andet, hvor længe organisationen opbevarer data, hvor mange personer der har adgang til dem, og generelt samtykke til at give data og information til organisationen.

DPO'en er således ansvarlig for at sikre, at alle medarbejdere i organisationen håndterer og behandler persondata med største omhu. Det vil påvirke alle, fra kunder og forretningspartnere til medarbejdere, og de skal alle være sikre på, at deres data håndteres med omhu.

• Når der er en sag med GDPR, vil DPO'en blive involveret.

Det eneste ansvar, som DPO'en har ifølge GDPR, er at rådgive og støtte databehandlingen. DPO'en vil dog også hjælpe i praksis, når det kommer til at lave compliance-protokoller og -planer, og instruere medarbejderne i dataforordningerne og holde øje med overholdelse af GDPR.

Hvornår er en DPO nødvendig?

Du undrer dig måske over, hvornår en organisation har brug for en databeskyttelsesrådgiver. Virksomhedens størrelse eller branche betyder ikke rigtig noget - så længe du håndterer personlige data (hvilket stort set alle virksomheder gør), bør du have en person, der overvåger din GDPR-overholdelse. Der er dog nogle tilfælde, hvor det er obligatorisk at ansætte en DPO.

• Hvis du er en stor virksomhed, der regelmæssigt kontrollerer og styrer persondata, er du forpligtet til at have en DPO.

• Hvis du er en offentlig myndighed, kan du ikke undgå at håndtere og behandle persondata, og derfor har du brug for en DPO.

• Hvis du er en stor virksomhed, der behandler “særlige data” - som i bund og grund er personfølsomme data.

Husk, at ikke alle organisationer falder ind under disse kategorier, men de kan stadig have gavn af at have en DPO, der udelukkende fokuserer på overholdelse af GDPR.

GDPR-reglerne kan være svære at forstå, men du kan risikere store GDPR-bøder, hvis du ikke overholder dem. Derfor kan en DPO være en god investering for enhver organisation, der håndterer persondata.

En DPO's ansvarsområder

Vi vil se lidt nærmere på nogle af de ansvarsområder, som en databeskyttelsesrådgiver har:

Overblik over compliance

Et af DPO'ens hovedansvarsområder er at sørge for, at organisationen overholder GDPR. Det omfatter at holde sig ajour med alle nye regler og justeringer af eksisterende regler og love. De vil dermed sørge for, at alle nødvendige ændringer bliver overholdt i forhold til de nye love og regler.

Risikovurdering

DPO'en foretager dybdegående risikovurderinger for at opdage og identificere potentielle sårbarheder i den måde, en organisation behandler data på. DPO'er forstår potentielle risici og kan dermed afbøde truslen om at bryde GDPR-reglerne.

Dataemnets rettigheder

Organisationer har brug for en bro mellem dem og dataemnerne (de mennesker, hvis data behandles), og her kommer DPO'en ind i billedet. DPO'er informerer dataemnerne om deres rettigheder - som retten til at slette deres data eller til at trække deres samtykke tilbage. DPO'en vil således sikre, at organisationen reagerer og handler i overensstemmelse hermed.

Awareness-træning

Awareness-træning er noget af det vigtigste, når det gælder cybersikkerhed, men også overholdelse af GDPR. En DPO vil hjælpe medarbejderne med at træne gennem workshops, sessions og kampagner, så alle medarbejdere kender til de nyeste regler og ved, hvordan man beskytter og håndterer personoplysninger.

Håndtering af brud på datasikkerheden

Hvis en organisation skulle blive offer for et databrud, vil DPO'en spille en vigtig rolle i at koordinere organisationens reaktion på dette. DPO'en vil sørge for, at organisationen rapporterer til de regulerende myndigheder og de personer, der er berørt af bruddet, samt implementere nye foranstaltninger for at forhindre eventuelle fremtidige brud.

Kvalifikationer hos en DPO

Det er vigtigt at ansætte en kvalificeret kandidat som organisationens DPO. En databeskyttelsesrådgiver bør have erfaring med GDPR og vide, hvordan man opererer i den komplekse verden, som behandling af persondata er.

De bør desuden have erfaring med at arbejde med globale privatlivslove og EU, da GDPR er et centralt regelsæt i EU. DPO'er bør opretholde en høj standard for fortrolighed og ærlighed, når de arbejder med persondata. Kommunikation er nøglen i en DPO's job, så gode kommunikationsevner er også vigtige for en god DPO. Endelig bør en fremtidig DPO også have arbejdet med IT-programmer eller software før - det er en kompleks proces at gennemgå compliance og regler.

Fremtiden for databeskyttelse

Vi ser en stor udvikling inden for databeskyttelse og -behandling. Teknologier som AI, kan forbedre, hvordan vi behandler og håndterer data og dermed gøre vores job, såvel som DPO'ernes, meget lettere.

Ud over AI ser vi big data og IoT-enheder, der udgør en ny udfordring i databehandlingsindustrien - udfordringer, der har brug for nye løsninger som AI. Teknologi kan dog ikke løse dette problem alene, så databeskyttelsesrådgivere vil være i front for enhver virksomheds overholdelse af GDPR. De sikrer, at virksomhederne overholder alle nye og gældende love og regler.

Databeskyttelsesrådgivere har en central rolle i enhver organisation, der håndterer og behandler persondata. De bevarer integriteten i den organisation, de arbejder for, men beskytter også rettighederne for de mennesker, hvis data de behandler og håndterer.

DPO'er vil fortsat være relevante og spille en nøglerolle i at opretholde compliance med GDPR, der har eksisteret i et stykke tid nu. DPO'er vil således hjælpe os med at forblive årvågne, kompatible og opdaterede på alle nye og nuværende regler, så vi håndterer personlige data med den største omhu.